Benutzungsordnung des Kreises Offenbach für die Anmietung und Benutzung von Räumen
Der Kreisausschuss des Kreises Offenbach hat am 18. Dezember 2017 folgende Benutzungsordnung zur Benutzung von Räumlichkeiten beschlossen:
1. Allgemeines
1.1.
Die Kreisverwaltung Offenbach stellt Räume in der Werner-Hilpert-Straße 1, 63128 Dietzenbach und darin vorhandene Einrichtungen und Geräte für Veranstaltungen die:
- im jeweiligen Aufgabengebiet der eigenen Organisationseinheiten (Fachdienste, Bereiche) liegen
- gemeinnützigen Zwecken dienen (gemeinnützige Organisationen, Vereine und Verbände)
- öffentlich gefördert sind (Veranstaltungen der Jugend- und Erwachsenenbildung)
- privaten Zwecken dienen
- Erwerbszwecken dienen
für die Benutzung zur Verfügung.
1.2.
Eine Vermietung kann auch an im Kreistag vertretene Fraktionen und die sie tragenden Parteien erfolgen, sofern der Veranstaltungszweck einen Bezug zum Kreis Offenbach hat.
1. 3.
Die Überlassung erfolgt aufgrund eines schriftlichen Mietvertrages. Diese Benutzungsordnung ist Bestandteil des Vertrages.
1. 4.
Die Benutzungen sind schriftlich beim Bereich 10.4 - Organisationsentwicklung und Gebäudemanagement Kreishaus der Kreisverwaltung zu beantragen.
2. Benutzungszeiten
Die Räume werden grundsätzlich in der Zeit von 8:00 bis 21:00 Uhr zur Verfügung gestellt. Es besteht die Verpflichtung die Veranstaltung so rechtzeitig zu beenden, dass die überlassenen Örtlichkeiten mit Ablauf der Benutzungszeit geräumt sind.
Änderungen der oben genannten Benutzungszeiten bedürfen der Zustimmung der zuständigen Dezernentinnen oder Dezernenten.
3. Widerruf
Die Genehmigung zur Benutzung der Räume kann aus wichtigem Grund (zum Beispiel Sondersitzungen des Kreistages) widerrufen werden, ohne dass aus erfolgtem Widerruf Ansprüche gegen die Kreisverwaltung geltend gemacht werden können.
4. Aufsicht
Das betreuende Hauspersonal ist berechtigt, die für den Einzelfall notwendigen Anordnungen zu treffen. Die Mietpartei hat eine verantwortliche Ansprechperson zu benennen, die während der Nutzung anwesend und jederzeit erreichbar sein muss. Diese ist für die Aufrechterhaltung der Ordnung (siehe Ziffer 5) verantwortlich.
5. Ordnung
Bei der Benutzung der vermieteten Räumlichkeiten ist die eigenübliche Sorgfalt anzuwenden und auf Ordnung und Sauberkeit zu achten. Beschädigungen oder Zerstörungen sind dem betreuenden Hauspersonal unverzüglich unter Schilderung des Herganges zu melden. Selbst verursachte grobe Verschmutzungen sind sofort zu beseitigen.
6. Haftung
6.1.
Die Haftung für Personen- und Sachschäden, die im Zusammenhang mit der Benutzung der Räume eintreten, obliegt der Mietpartei, es sei denn, der Schaden ist auf Verschulden der Kreisverwaltung oder eines Kreisbediensteten zurückzuführen.
6.2.
Die Kreisverwaltung Offenbach übernimmt keine Haftung für in das Gebäude eingebrachte beziehungsweise auf dem Grundstück abgestellte Gegenstände der Mietpartei (Garderobe, Wertsachen, Geräte, Fahrräder, Motorfahrzeuge und sonstige Gegenstände).
7. Entgelt
7.1.
Für die Benutzung wird zur Abdeckung der Sach- und Personalaufwendungen ein Entgelt erhoben.
Das Entgelt richtet sich nach der Entgeltordnung.
7.2.
Für Veranstaltungen, die Privat- oder Erwerbszwecken dienen, wird das Entgelt in voller Höhe erhoben. Für Nutzungen die gemeinnützigen Zwecken dienen oder öffentlich gefördert sind, wird das Benutzerentgelt auf ein Drittel ermäßigt. Für Nutzungen durch Organisationseinheiten der Kreisverwaltung Offenbach entfällt das Nutzerentgelt. Für alle anderen Nutzungen wird das Benutzerentgelt auf zwei Drittel ermäßigt.
Für alle Nutzungen -ausgenommen Nutzungen durch Organisationseinheiten der Kreisverwaltung Offenbach- werden Kosten für zusätzlich angeforderte Ausstattungsgegenstände wie Hussen für Bistrotische und Gläser, Tassen und ähnlichem erhoben.
8. Überweisung
Die Höhe des Entgeltes wird der Mietpartei schriftlich in dem Mietvertrag mitgeteilt und ist nach Rechnungsstellung innerhalb von zwei Wochen der Kreiskasse zu überweisen.
9. Bewirtung
9.1.
Eine Eigenbewirtschaftung ist grundsätzlich nicht erlaubt. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der zuständigen Dezernentinnen/Dezernenten.
Ist eine Fremdbewirtschaftung erforderlich, so erfolgt diese in Absprache mit dem Betreiber des Betriebsrestaurants.
9.2.
Verträge mit dem Betreiber des Betriebsrestaurants bleiben von dem Einzelvertrag unberührt.
10. Bestuhlung
Die Bestuhlung erfolgt auf Basis der genehmigten Bestuhlungspläne in Absprache zwischen Vermieter und Mietpartei. Der beigelegte Bestuhlungsplan ist Bestandteil des Vertrages.
11. Storno
Wenn eine Veranstaltung zehn Werktage vor Beginn oder später abgesagt wird, sind der Kreisverwaltung die bereits entstanden Kosten zu erstatten.
12. Brandschutz
Offenes Feuer ist grundsätzlich nicht gestattet (einschließlich Kerzen). Für Veranstaltungen, die von ihrer Art her offenes Feuer erfordern, sind vom Veranstalter die erforderlichen Brandschutzmaßnahmen im Einzelfall mit der Feuerwehr abzustimmen und ggf. muss ein Sicherheitskonzept erstellt und ein Ordnungsdienst eingerichtet werden (§§35 und 43 Hessische Versammlungsstättenrichtlinie H-VStättR). Dekorationen und Ausschmückungen aller Art müssen aus schwer entflammbaren Materialien (Brandschutzklasse B1) beschaffen sein. Rettungswege und Notausgänge sowie die Zugänge zu den Löschmitteln müssen während der gesamten Veranstaltung freigehalten werden.
Es herrscht generell im Gebäude Rauchverbot.
13. Sonstiges
13.1.
Die Mietpartei versichert, dass die angemieteten Räume zu keinem anderen als dem vorgenannten Zweck benutzt werden.
13.2.
Musikalische Veranstaltungen und die Benutzung von Musikanlagen sind grundsätzlich ausgeschlossen. Ausnahmen können die zuständigen Dezernentinnen/Dezernenten genehmigen.
13.3.
Technische Gerätschaften in den vermieteten Räumlichkeiten (wie zum Beispiel Beamer, Video, Mikrophone, Lautsprecheranlage, Beleuchtungsanlagen und ähnlichem) dürfen nur durch das betreuende Hauspersonal bedient werden.
13.4.
Das Anbringen von Dekorationen und Ausschmückungen, besonders deren Befestigung, sind vorab mit dem Vermieter abzustimmen.
13.5.
Das Hausrecht des Kreises bleibt unberührt.
13.6.
Die Vermietung des Foyers zu Ausstellungszwecken bedarf einer Zustimmung des Fachdienstes Steuerungsunterstützung, Organisation und Kreisorgane, Bereich Förderung des Ehrenamtes, Sport und Kultur.
Inkrafttreten
Diese Benutzungsordnung tritt am 1. Januar 2018 in Kraft.