§ 3 Aussonderung und Bewertung der Unterlagen

(1)  Die Organisationseinheiten sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zu ihrer Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, auszusondern. Die Prüfung der auszusondernden Unterlagen erfolgt mindestens einmal jährlich. Unterlagen sind spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung auszusondern, sofern nicht gesetzliche Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen vorsehen.

(2)  Ausgesonderte Unterlagen sind mit einer Anbietungsliste dem Archiv anzubieten. Anzubieten sind auch Unterlagen, die

    1. besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung oder den Datenschutz unterworfen sind,
    2. aufgrund besonderer rechtlicher Regelungen in der Verarbeitung hätten eingeschränkt, gelöscht oder vernichtet werden müssen,
    3. Daten nach Artikel 9 und 10 der Verordnung (EU) Nummer 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (Amtsblatt EU Nummer L 119 Satz 1, Nummer L 314 Satz 72) enthalten.

(3)  Von allen Veröffentlichungen und amtlichen Drucksachen des Kreises Offenbach ist dem Archiv ein Belegexemplar zu übergeben. Werden Bücher aus den Dienstbibliotheken aussortiert, sind auch diese dem Archiv anzubieten.

(4)  Die Organisationseinheiten legen gemeinsam mit dem Archiv vorab fest, unter welchen technischen Kriterien digitale Unterlagen übergeben werden. Dies gilt vor allem für die Dateiformate und die Form der Übermittlung.

(5)   Auf die Anbietung von offensichtlich nicht archivwürdigen Unterlagen und Daten darf nur im Einvernehmen mit dem Archiv verzichtet werden.

(6)  Das Archiv entscheidet im Benehmen mit der anbietenden Stelle über die Archivwürdigkeit der ausgesonderten Unterlagen (Bewertung) und die Übernahme. Dem Archiv wird dabei bereits vor Ende der Aufbewahrungsfrist durch die abgebenden Stellen die Möglichkeit eingeräumt, die Unterlagen zu bewerten. Die Übernahme in das Archiv erfolgt unter Mitwirkung der anbietenden Organisationseinheit sowie unter den Gesichtspunkten der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit.

(7)  Die abgebende Organisationseinheit hat die Unterlagen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Jahres, mit einer Anbietungsliste an das Archiv zu übergeben. Das Archiv hat mit der Übernahme die ausschließliche Verfügungsgewalt über die Unterlagen. Die Anbietungsliste ist dauerhaft aufzubewahren.