Satzung für das Archiv des Kreises Offenbach

(1)  Diese Satzung regelt den Umgang mit und die Nutzung von öffentlichem Archivgut des Kreises Offenbach.

(2)  Öffentliches Archivgut sind alle Unterlagen der jeweiligen anbietungspflichtigen Stellen sowie ihrer Rechts- und Funktionsvorgänger,

1. 1. für die das Archiv die Archivwürdigkeit festgestellt hat,
   2. die dem Archiv übergeben wurden und
   3. die vom Archiv zu Archivgut umgewidmet wurden.

      Als öffentliches Archivgut gelten auch archivwürdige Unterlagen, die das Archiv zur Ergänzung seines Archivguts gesammelt, erworben oder übernommen hat.

(3)  Unterlagen sind alle Schrift-, Bild- und Tondokumente sowie andere Informationsobjekte, unabhängig von ihrem Trägermaterial und von ihrer Speicherungsform. Dazu zählen auch alle Hilfsmittel und ergänzende Daten, die für das Verständnis der in den Unterlagen enthaltenen Informationen, deren Ordnung, Nutzung und Erhaltung notwendig sind.

(4)  Archivwürdig sind Unterlagen, die von bleibendem Wert sind

1. 1. aufgrund ihrer politischen, rechtlichen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart
   2. für die Sicherung berechtigter Interessen der Bürgerinnen und Bürger
   3. für die Rechtswahrung oder die auf Grund von Rechtsvorschriften dauernd aufzubewahren sind.

(1)  Der Kreis Offenbach unterhält zur Archivierung der Unterlagen seiner Organisationseinheiten ein Archiv.

(2)  Die Archivierung umfasst die Aufgaben, die Archivwürdigkeit von Unterlagen festzustellen, diese zu übernehmen, sie sachgemäß aufzubewahren, dauerhaft zu sichern, deren Integrität und Authentizität zu bewahren sowie sie zu erhalten, instand zu setzen, zu erschließen, verfügbar zu machen und für die Nutzung bereitzustellen. 

(3)  Als Organisationseinheiten der Kreisverwaltung gelten auch

1. 1. Eigenbetriebe des Kreises Offenbach sowie
   2. juristische Personen des öffentlichen Rechts sowie des Privatrechts, wenn sie nicht am wirtschaftlichen Wettbewerb teilnehmen und dem Kreis Offenbach mehr als die Hälfte der Anteile oder Stimmen zusteht.

(4)  Das Archiv kann Dokumentationsmaterialien zur Ergänzung seines Archivguts sammeln. Es kann aus privater Herkunft archivwürdiges Schriftgut übernehmen. Es leistet einen wichtigen Beitrag zur Erforschung und zum Verständnis der Kreisgeschichte.  Zur Untersuchung der Geschichte des Kreises Offenbach kann das Archiv mit anderen Kultur-, Bildungs- und Forschungseinrichtungen kooperieren.

(5)  Das Kreisarchiv ist bei allen Entscheidungen zu beteiligen, die Auswirkungen für eine eventuelle spätere Archivierung der Unterlagen haben (zum Beispiel Aktenplan, Aktenordnung, Einsatz von Recyclingpapier, Einsatz von Mikrofilmen, Einführung und Änderung technischer Systeme zur Erstellung und Speicherung von Unterlagen). 

(6)  Privatpersonen können durch Abschluss von Depositalverträgen ihr Archivgut im Archiv deponieren.

(1)  Die Organisationseinheiten sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zu ihrer Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, auszusondern. Die Prüfung der auszusondernden Unterlagen erfolgt mindestens einmal jährlich. Unterlagen sind spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung auszusondern, sofern nicht gesetzliche Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen vorsehen.

(2)  Ausgesonderte Unterlagen sind mit einer Anbietungsliste dem Archiv anzubieten. Anzubieten sind auch Unterlagen, die

1. 1. besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung oder den Datenschutz unterworfen sind,
   2. aufgrund besonderer rechtlicher Regelungen in der Verarbeitung hätten eingeschränkt, gelöscht oder vernichtet werden müssen,
   3. Daten nach Artikel 9 und 10 der Verordnung (EU) Nummer 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (Amtsblatt EU Nummer L 119 Satz 1, Nummer L 314 Satz 72) enthalten.

(3)  Von allen Veröffentlichungen und amtlichen Drucksachen des Kreises Offenbach ist dem Archiv ein Belegexemplar zu übergeben. Werden Bücher aus den Dienstbibliotheken aussortiert, sind auch diese dem Archiv anzubieten.

(4)  Die Organisationseinheiten legen gemeinsam mit dem Archiv vorab fest, unter welchen technischen Kriterien digitale Unterlagen übergeben werden. Dies gilt vor allem für die Dateiformate und die Form der Übermittlung.

(5)   Auf die Anbietung von offensichtlich nicht archivwürdigen Unterlagen und Daten darf nur im Einvernehmen mit dem Archiv verzichtet werden.

(6)  Das Archiv entscheidet im Benehmen mit der anbietenden Stelle über die Archivwürdigkeit der ausgesonderten Unterlagen (Bewertung) und die Übernahme. Dem Archiv wird dabei bereits vor Ende der Aufbewahrungsfrist durch die abgebenden Stellen die Möglichkeit eingeräumt, die Unterlagen zu bewerten. Die Übernahme in das Archiv erfolgt unter Mitwirkung der anbietenden Organisationseinheit sowie unter den Gesichtspunkten der Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit.

(7)  Die abgebende Organisationseinheit hat die Unterlagen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Jahres, mit einer Anbietungsliste an das Archiv zu übergeben. Das Archiv hat mit der Übernahme die ausschließliche Verfügungsgewalt über die Unterlagen. Die Anbietungsliste ist dauerhaft aufzubewahren.

Unterlagen dürfen nur vernichten oder Daten gelöscht werden, wenn das Kreisarchiv die Übernahme abgelehnt oder nach § 3 Absatz 5 auf eine Anbietung verzichtet hat. Das Kreisarchiv hat innerhalb von sechs Monaten über die Archivwürdigkeit und Übernahme zu entscheiden.

(1)  Jede Person ist berechtigt, das Archivgut gemäß den Bestimmungen dieser Satzung zu benutzen, sofern nicht gesetzliche Vorschriften oder Vereinbarungen mit den derzeitigen oder früheren Eigentümern oder Eigentümerinnen des Archivgutes entgegenstehen.

(2)  Der Zweck der Nutzung, der insbesondere persönlicher, amtlicher, wissenschaftlicher, pädagogischer, publizistischer oder gewerblicher Art sein kann, ist darzulegen.

(3) Arten der Nutzung:

1. 1. Archivgut wird grundsätzlich durch persönliche Einsichtnahme im Archiv benutzt.
   2. Es besteht die Möglichkeit, durch das Archiv mündlich oder schriftlich Auskunft zu erhalten, die eine Vorlage oder Abgabe von Reproduktionen gemäß Gebührenordnung einschließen kann.
   3. Die schriftliche oder mündliche Auskunftserteilung kann sich auf Hinweise zu einschlägigem Archivgut beschränken.

(4) Über die Erteilung der Nutzungsgenehmigung sowie die Art der Nutzung entscheidet das Archiv. Ein Anspruch auf Vorlage von Archivgut in der ursprünglichen Überlieferungsform besteht grundsätzlich nicht.

(1) Die Nutzung ist unter Verwendung des vom Archiv bereitgestellten Antragsformular zu beantragen. Die Nutzerin oder der Nutzer hat sich auf Verlangen auszuweisen.

(2) In dem Nutzungsantrag ist anzugeben:

1. Name, Vorname, Anschrift und Geburtsdatum der Antragstellerin oder des Antragstellers,

2. Name, Vorname und Anschrift der Auftraggeberin oder des Auftraggebers, wenn die Nutzung im Auftrag erfolgt,

3. das Nutzungsvorhaben mit zeitlicher und sachlicher Eingrenzung,

4. gegebenenfalls die Absicht der Veröffentlichung.

(3)  Für jedes Nutzungsvorhaben ist ein eigener Nutzungsantrag zu stellen.

(4) Die Nutzerin oder der Nutzer hat sich zur Beachtung der Archivsatzung zu verpflichten und die Kenntnisnahme der Hinweise zum Datenschutz zu bestätigen.

(1)   Die Nutzung von Archivgut ist ausgeschlossen, solange es einer Schutzfrist unterliegt und weder eine Verkürzung der Schutzfrist erfolgt ist noch eine Einwilligung der betroffenen Person oder ihrer Rechtsnachfolger gemäß § 9 Absatz 6 Nummer 2 HArchivG vorliegt. Das Archiv teilt der Antragstellerin oder dem Antragsteller das Bestehen von Schutzfristen unverzüglich mit.

(2)   Im Einzelfall kann das Archiv auf Antrag die generelle Schutzfrist sowie die Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut verkürzen. Es gelten insoweit die Bestimmungen des § 9 HAchivG.

(1)  Die Nutzung von Archivgut ist einzuschränken oder zu versagen, wenn Grund zur Annahme besteht, dass

1. 1. dem Wohl der Kreises Offenbach, dem Wohl des Landes Hessen oder dem Wohl der Bundesrepublik Deutschland wesentliche Nachteile erwachsen,
   2. schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter beeinträchtigt werden oder
   3. Vereinbarungen mit gegenwärtigen oder früheren Eigentümerinnen und Eigentümern entgegenstehen.

(2) Darüber hinaus kann die Nutzung auch eingeschränkt oder versagt werden, wenn

1. 1. die Antragstellerin oder der Antragsteller schwerwiegend gegen die Archivsatzung verstößt oder ihr oder ihm erteilte Auflagen nicht eingehalten hat,
   2. der Ordnungszustand des Archivgutes eine Nutzung nicht zulässt,
   3. der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet werden würde oder
   4. durch die Nutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entsteht.

(3) An die Nutzungsgenehmigung können Bedingungen und Auflagen geknüpft werden. Dies gilt insbesondere, wenn es zu einer Verkürzung der Schutzfristen nach § 7 Absatz 2 kommt oder wenn eine Vereinbarung mit der Eigentümerin oder dem Eigentümer Archivguts privater Herkunft vorliegt.

(4) Die Nutzungsgenehmigung kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn:

1. 1. Angaben im Nutzungsantrag falsch sind oder nicht mehr zutreffen.
   2. im Nachhinein Gründe bekannt werden, die zur Ablehnung des Nutzungsantrages geführt hätten,
   3. die Nutzerin oder der Nutzer schwerwiegend gegen die Archivsatzung verstößt oder ihr oder ihm erteilte Auflagen nicht einhält oder
   4. die Nutzerin oder der Nutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange betroffener Personen nicht beachtet.

(1)  Das Archivgut wird während der festgesetzten Öffnungszeiten in den dafür bestimmten Räumen zur Einsichtnahme vorgelegt.

(2)  Nutzerinnen und Nutzer dürfen die Magazine nicht betreten.

(3)  Die Nutzerin oder der Nutzer hat sich im Nutzungsraum so zu verhalten, dass andere Personen nicht behindert oder belästigt werden. Zum Schutz des Archivgutes ist es insbesondere untersagt, im Nutzungsraum zu rauchen, zu essen oder zu trinken. Taschen, Mäntel und dergleichen dürfen nicht in den Nutzungsraum mitgenommen werden.

(1)  Archivgut ist sorgfältig zu behandeln und in gleicher Ordnung und in gleichem Zustand, wie es vorgelegt wurde, spätestens am Ende der jeweiligen Öffnungszeit wieder zurückzugeben. Es ist untersagt, die Reihenfolge der Dokumente zu verändern, Bestandteile des Archivguts zu entfernen, Vermerke im Archivgut anzubringen oder vorhandene zu tilgen sowie Archivgut als Schreib- oder Durchzeichnungsunterlage zu verwenden.

(2)  Bemerkt die Nutzerin oder der Nutzer Schäden an dem Archivgut, so hat sie oder er dies unverzüglich dem Archivpersonal anzuzeigen.

(3)  Das Archiv kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivgutes beschränken sowie die Bereithaltung zur Nutzung zeitlich begrenzen.

(4)  Es besteht kein Anspruch auf Versendung des Archivguts zur Nutzung außerhalb des Archives. In Ausnahmefällen kann Archivgut an andere öffentliche Archive und zu Ausstellungszwecken auf Kosten der Ausleihenden ausgeliehen werden. Die Ausleihe kann von Auflagen abhängig gemacht werden. Für die Ausleihe zu Ausstellungszwecken ist ein Leihvertrag abzuschließen.

(1)  Das Kreisarchiv kann die Anfertigung von Reproduktionen des Archivguts gestatten, die anschließend veröffentlicht oder für Editionen genutzt werden dürfen. Die Reproduktionen dürfen ausschließlich für die genehmigten Zwecke verwendet werden und müssen mit Quellenangaben (mindestens Archiv und Signatur) versehen sein. Jegliche Änderungen, Bearbeitungen oder sonstige Abwandlungen der bereitgestellten Daten sind mit einem Hinweis auf die vorgenommenen Veränderungen in der Quellenangabe kenntlich zu machen.

(2)  Bei Reproduktionen und Editionen von Archivgut privater Herkunft bedarf es der Einwilligung der Eigentümerin oder des Eigentümers.

Bei der Veröffentlichung aus dem Archivgut gewonnener Erkenntnisse ist die Quelle (mindestens Archiv und Signatur) anzugeben.

(1) Werden Arbeiten unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Archivs verfasst, sind die Nutzerinnen und Nutzer verpflichtet, dem Archiv kostenlos und unaufgefordert ein Belegexemplar zu überlassen. Dies gilt auch für Manuskripte und die Veröffentlichung von Reproduktionen. Das Archiv kann in Ausnahmefällen auf die Aushändigung verzichten. Kann der Nutzerin oder dem Nutzer eine kostenfreie Überlassung nicht zugemutet werden, kann sie oder er dem Archiv ein Exemplar des Werks zur Erstellung einer Vervielfältigung überlassen oder eine Entschädigung bis zur Hälfte des Ladenpreises oder, wenn ein solcher Preis nicht besteht, bis zur Hälfte der Kosten des Belegexemplars verlangt werden.

(2) Beruht die Arbeit nur teilweise auf Archivgut des Archivs, so hat die Nutzerin oder der Nutzer ohne Aufforderung die Drucklegung mit den genauen bibliographischen Angaben anzugeben und kostenlos Kopien der entsprechenden Seiten zur Verfügung zu stellen.

(3) Veröffentlicht die Nutzerin oder der Nutzer seine oder ihre Arbeit in einem elektronischen Netzwerk (zum Beispiel Internet), hat sie beziehungsweise er dem Archiv ohne Aufforderung die entsprechende Adresse zu nennen. Bei Angeboten, die zugangsbeschränkt sind, ist dem Archiv kostenloser Zugriff zur Sicherung eines Belegexemplars in elektronischer Form zu gewähren.

Das Recht Betroffener auf Auskunft aus dem Archivgut und auf Berichtigung von Unterlagen richtet sich nach § 10 HArchivG.

(1) Die Nutzerin oder der Nutzer haftet für die von ihr beziehungsweise ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Archivguts sowie für sonstige bei der Nutzung des Archivs verursachte Schäden. Dies gilt nicht, wenn die Nutzerin oder der Nutzer nachweisen kann, dass sie beziehungsweise ihn kein Verschulden trifft.

(2) Der Kreis Offenbach haftet bei der Vorlage von Archivgut oder Reproduktionen nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zurückzuführen sind.

Für die Nutzung des Archivs werden Gebühren gemäß Anlage erhoben.

Soweit diese Satzung keine näheren oder abweichenden Bestimmungen enthält, gelten ergänzend die Bestimmungen des HArchivG.

Diese Archivsatzung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft. Die Satzung über Aufbewahrungsfristen der Akten tritt gleichzeitig außer Kraft.