Der Kreistag des Kreises Offenbach hat in seiner letzten Sitzung den Entwurf für ein Handbuch zur Anwendung und Einhaltung von Regeln für eine ordnungsgemäße Verwaltung, eine sogenannte „Compliance“ erhalten. „Unser Ziel ist es“, erklärt Landrat Oliver Quilling, „einen Verhaltenskodex zu definieren und die wichtigsten Regeln für das Verwaltungshandeln der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unseres Hauses in übersichtlicher und komprimierter Form zur Verfügung zu stellen. Das Handbuch, das an exponierter Stelle im Internet veröffentlicht wird, ersetzt weder einzelne Dienstanweisungen noch die persönliche Integrität und das sichere Urteilsvermögen eines jeden Einzelnen. Hessenweit sind wir dabei führend, denn nur wenige Kreise haben sich mit dieser Thematik im Gegensatz zur Wirtschaft überhaupt befasst. Laut einer Studie gibt es ein entsprechendes Handbuch „nur in jeder siebten Amtsstube."

Das Handbuch befasst sich auf etwa 20 Seiten mit unterschiedlichen Themen. Es basiert auf den kreisstrategischen Formalzielen, die erstmals mit dem Haushalt 2007 präsentiert wurden. Leitlinien sind dabei die Rechtmäßigkeit des Handelns, die Maxime der Wirtschaftlichkeit, die Kultur der Offenheit und Ehrlichkeit, das Selbstverständnis als Dienstleistungsunternehmen, die Innovationskraft und die Qualitätsführerschaft in der Außenwahrnehmung sowie die Identifikation unserer Beschäftigten mit den Zielen unseres Hauses.

Ein Schwerpunkt gilt den Themen Auftragsvergaben und Auszahlungsmodalitäten. „Natürlich ist dies nicht alles neu “, führt Oliver Quilling aus, „fast alles, was wir hier nochmals prägnant zusammengestellt haben, basiert auf gesetzlichen Vorgaben und dienstlichen Vorschriften, auf denen unser Verwaltungshandeln beruht. Neu ist aber, dass diese Regeln den Beschäftigten jetzt gebündelt quasi auf einen Blick zur Verfügung stehen. “

Weitere Fragestellungen bei denen das Handbuch Sicherheit geben soll, sind beispielsweise die Regelungen, wer die Kreisverwaltung bei der Unterzeichnung von vertraglichen Vereinbarungen vertritt, der Umgang mit übergeordneten Prüfungen, zum Beispiel durch den Landesrechnungshof, sowie die rechtliche Vertretung des Kreises bei Widersprüchen oder in Anhörungsausschüssen. Das Thema Datenschutz wird ebenso behandelt wie die IT-Sicherheit und der Umgang mit Nutzerkennung und Passwörtern.

Ein eigenes Kapitel ist dem Thema Korruptionsprävention gewidmet, ein Themenschwerpunkt, der auch bei Verwaltungen schon längere Zeit Priorität hat. Bereits seit 2003 ist ein eigener Beauftragter für die Korruptionsprävention bei der Kreisverwaltung Offenbach erster Ansprechpartner für die Beschäftigten, sodass sie sich nicht zwingend an ihre direkte Vorgesetzen wenden müssen.

Im Bereich der Korruptionsprävention wurde, ebenfalls im Jahr 2003, ein Regiekreis gebildet, dem außer dem Landrat die Leitung der Revision, die Leitung der Geschäftsstellen des Verwaltungsvorstandes und der Beauftragte für die Korruptionsprävention angehören. Zu den Aufgaben gehört es, Schulungen, interne Öffentlichkeitsarbeit und die Entwicklung von Präventionsmaßnahmen auf den Weg zu bringen. In diesem Bemühen ist die Kreisverwaltung so erfolgreich, dass der Beauftragte für die Korruptionsprävention, der seit 2010 als einer von circa 50 Beschäftigten deutschlandweit die TÜV-Zertifizierung zum Integritätsmanager erreichte, sowohl von kreisangehörigen Kommunen aber auch anderen Verwaltungen zu internen Schulungen gebucht wird. Auch die Beratung zu Antikorruptionsstrategien wird immer häufiger hinterfragt. Der Kreis Offenbach ist ständiges Mitglied im Arbeitskreis Korruptionsprävention der hessischen Kommunalverwaltungen.

Im letzten Kapitel ist das Verhalten am Arbeitsplatz angesprochen sowie die Regelung zur Gleitzeit, zur Arbeitssicherheit, zur Fortbildung und vor allen Dingen auch das Thema Audit Beruf und Familie, das in einer modernen Verwaltung selbstverständlich sein sollte. „Gerade mit Blick auf die demografische Entwicklung und die Pflege des eigenen Beschäftigtenstammes“, erklärt der Verwaltungsvorstand einvernehmlich, „ist es wichtig, gut qualifizierte Frauen, denn diese begeben sich immer noch hauptsächlich in die Familienphase, mit ihrem „Know-How“ an unser Haus zu binden. Denn auch bei der öffentlichen Verwaltung sind gut ausgebildete Fachkräfte ein wichtiger Potentialpunkt.“

„Mit dem Compliance-Handbuch haben wir“, so der Landrat, „einen wichtigen Schritt für unsere Verwaltung gemacht. In Gesprächen auch mit dem Personalrat wurde deutlich, dass Hilfestellungen begrüßt werden. Transparente und klare Regeln für das Verwaltungshandeln tragen dazu bei, die Mitarbeiterinnen zu schützen. Außerdem beugen sie der Korruption vor, denn alle Beschäftigten unseres Hauses, egal ob aus der Führungsetage oder der Sachbearbeitung, können jetzt jederzeit feststellen, welche Handlungsspielräume sie haben und wo die Grenzen gesetzt sind. Der Schutz der Beschäftigten, die Wahrung der Reputation sowie die Vermeidung von finanziellen Risiken sind wichtige Motive eine Compliance einzuführen.“

Das Compliance Handbuch ist aber nicht eine einmalige Festschreibung eines Ist-Zustandes. Durch geeignete organisatorische Maßnahmen soll sichergestellt werden, dass die dort aufgeführten Regeln stets auf Aktualität geprüft, an neuere Entwicklung angepasst und auf Grund neuer Anforderungen ergänzt werden. „Darum werde ich einen Regiekreis einberufen“, so der Landrat abschließend, „und einen Compliance-Beauftragten ernennen. Sie werden unter anderem für den regelmäßigen Informationsaustausch mit dem Personalrat, der Schwerbehindertenvertretung und der Frauenbeauftragten sorgen. Ziel ist die konsequente Fortschreibung des Compliance-Handbuches. Außerdem wird der Kreisausschuss regelmäßig über den Fortgang der Compliance informiert werden. Ich gehe davon aus, dass das Handbuch innerhalb unserer Belegschaft für mehr Sicherheit sorgt“.